سيستم‌هاي کنترل پروژه، کنترل کيفيت و روش گزارش دهي به کارفرما

فرآيند مديريت پروژه:
کنترل پروژه و مديريت آن براي بهبود کيفيت و انجام پروژه مطابق با برنامه زمانبندي يکي از اصول بنيادين سيستم‌هاي مشاوره و خدمات مهندسي مي‌باشد. اين مشاور با ايجاد واحد کنترل پروژه در ساختار مديريتي شرکت، موفق به انجام پروژه‌ها در مدت زمان تعيين شده و با کيفيت مناسب، گرديده است. بطوريکه در پايان هر ماه، پيشرفت هر پروژه کنترل شده و نتيجه آن مورد بررسي قرار گرفته و به کارفرما نيز ارائه مي‌شود.
از آنجا که مديريت پروژه مجموعه‌اي از فرآيند مرتبط و متعابل است، موفقيت، شکست، يا تغيير در زمان انجام هر يک از اين فرآيندها روي ساير فرآيند تأثيرگذار خواهد بود از اين رو واحد کنترل پروژه مهندسين مشاور طرح آب آراز مطابق با استانداردهاي جهاني مديريت پروژه به مجموعه اين فرآيندها بصورت يکپارچه توجه مي‌کند.

مديريت و کنترل پروژه، کنترل کيفيت و گزارش دهي به کارفرما

کنترل پروژه در مهندسين مشاور طرح آب آراز  بعهده واحدهاي برنامه‌ريزي و کنترل پروژه مي‌باشد. اين واحد با استفاده از نرم افزارهايPrimavera , QSB , WBS Chart Pro , Microsoft project 2007    خدمات زير را حيطه اختيارات و وظايف مشاور ارائه مي‌دهد:

1- مديريت محدوده (scope) پروژه- اين بخش از مديريت پروژه شامل 5 فرآيند زير مي‌باشد:

1-1-    شناخت
1-2-    طراحي محدوده پروژه
1-3-    تعريف محدوده پروژه
1-4-    تصويب و اخذ تأييديه محدوده پروژه
1-5-    کنترل تغييرات محدوده پروژه

2- مديريت زمان پروژه- در اين بخش فرآيندهاي زير انجام مي‌شود:

1-2- تعريف فعاليت‌ها
2-2- تعيين توالي فعاليت‌ها
3-2- تخمين زمان انجام فعاليت‌ها
4-2- تهيه جدول برنامه‌ريزي فعاليت‌ها
5-2- کنترل برنامه

3- مديريت کيفيت پروژه- شامل فرآيندهاي زير مي‌باشد:

1-3- طرح ريزي کيفيت؛ تشخيص اينکه کداميک از استانداردهاي کيفيت براي پروژه مناسب است و تصميم گيري درباره چگونگي برآوردن الزامات استانداردهاي منتخب.
2-3- تضمين کيفيت؛ ارزيابي عملکرد پروژه برطبق يک قاعده معين براي ايجاد اطمينان از اينکه پروژه مطابق با استانداردهاي کيفيت، نظر کارفرما را تأمين خواهد کرد.
3-3- کنترل کيفيت؛ نظارت و کنترل نتايج خاص پروژه براي تعيين اينکه آيا اين نتايج استانداردهاي کيفيت معين شده را برآورده مي‌سازند و ارائه راه‌حل هايي که عوامل بوجود آورنده عدم انطباق را دفع مي نمايند.
در مديريت کيفيت پروژه در مهندسين مشاور طرح آب آراز  هم پروژه و هم محصول پروژه، تواماً مدنظر قرار مي‌گيرند.

4- مديريت منابع  انساني پروژه- که از فرآيند زير تشکيل مي‌شود:

1-4- طراحي سازماني
2-4- جذب و استخدام نيروي انساني
3-4- تشکيل تيم پروژه

هر کدام از فرآيندهاي فوق شامل ورودي‌ها، ابزار و روش‌ها و خروجي‌ها مي‌باشد که خروجي‌هاي هر فرآيند به عنوان بخشي از فرآيند بعدي مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

5- روش گزارش دهي به کارفرما:

پس از معرفي و انتصاب مدير پروژه با توجه به برنامه زمان بندي پيش بيني شده، هريک از بخش‌هاي ذيربط بايد وظايف خود را در زمان مقرر انجام دهند. به اين منظور براي هر قسمت از کار يک نفر کارشناس مشخص تا ضمن کنترل زمان مربوطه، در مسائل فني نيز نظارت داشته باشد تا از اين طريق کيفيت مطالعات در سطح مطلوبي حفظ شود. بمنظور کنترل وضعيت  پيشرفت کار، ابتدا برنامه زماني  تهيه و تسليم کارفرما شده سپس  هر ماه گزارش وضعيت پيشرفت کار و مسائل و مشکلات احتمالي به کارفرما، گزارش خواهد شد.
مدير پروژه  عمليات و روند پيشرفت فيزيکي و اطلاعات تهيه شده را کنترل و اشکالات فني احتمالي را مرتفع مي سازد. براي اطلاع کارفرما از روند پيشرفت فيزيکي، در مقاطع يک ماهه گزارش عمليات انجام شده تهيه و تحويل کارفرما مي‌گردد. چنانچه در ضمن مطالعات اشکالاتي نظير مشکلات اجتماعي پيش آيد که رفع آن در توان شرکت نباشد، سريعاً به اطلاع کارفرما  مي رسد تا معضل پيش آمده در حداقل زمان ممکن توسط کارفرما مرتفع و تأخيري در روند پيشرفت فيزيکي پروژه حاصل نشود.

در پايان هر ماه شرح فعاليتهاي انجام شده در آن ماه در قالب يک گزارش ماهيانه به کارفرما ارائه  مي‌گردد، عبارتست از:
1-5- خلاصه‌اي شامل موقعيت منطقه، شرح پروژه و اهداف مورد نظر از پروژه بعنوان مقدمه.
2-5- وضعيت پيشرفت خدمات کارفرمايي.
3-5- پيشنهادات مشاور جهت تسريع در انجام پروژه.
4-5- برنامه زمانبندي انجام مطالعات طرح در قالب يک جدول و گزارش ميزان پيشرفت تا زمان ارائه گزارش
5-5- درصد انجام مطالعت طرح طبق آيتم‌هاي برنامه زمانبندي با ارائه يک نمودار.

علاوه بر گزارش ماهيانه ساير گزارش ها نيز در صورت خواست کارفرما توسط نرم افزارهاي Primavera , QSB , WBS Chart Pro , Microsoft project 2007  قابل ارائه مي‌باشد.